Et konferanserom er ofte et gedigent rom eller sal i et større bygg. Som regel er det store vegger under et enormt tak, en haug med stoler og kanskje noen bord til deltakerne på konferansen. Man er ikke vant med å se så mye interiør i et konferanserom, men det er mer enn man skulle tro.
Foruten store gardiner og en scene, har konferanserommet mye annet å by på. Det elektriske må fungere optimalt, fordi det er på scenen man skal rette oppmerksomheten. Her kan det være en stor skjerm, tavle eller whiteboard som man kan skrive på. Det er viktig at tavlen, enten den er hvit eller svart, er dimensjonert i forhold til rommet.
Konferanserom på arbeidsplass
Ofte holder man konferanser i relativt små rom på kontoret. Her kan man samle 10–15 personer for en rask brief eller en lengre konferanse. Ha gjerne en vannautomat og et bord med forfriskninger på. Det kan være frukt, men også småsnacks som kjeks, nøtter eller chips. Vann og kaffe er smart for å holde deltakerne våkne.
På et lite konferanserom er et whiteboard å foretrekke. Her vil konferansieren kunne notere på tavlen samtidig som han/hun får med seg deltakerne. Noen vil likevel holde seg til en powerpoint-presentasjon.
Konferanse i auditorium
I auditorium kan de bakerste deltakerne sitte 50 meter fra scenen. Dette byr på flere utfordringer, som lyd og lys. Den som holder innlegg må kanskje bruke en mikrofon, og scenen bør være godt belyst. Rader med stoler kan gå oppover flere nivå, noe som gir en bedre romfølelse. Ved å skyve seteradene oppover, får man en illusjon av å være nærmere scenen.
Et konferanserom som er så stort, vil garantert ha en tumleplass utenfor. Dette kalles for et «break-out-rom». Her er det plass for forfriskninger, drinker og kort vei til toaletter og hotellrom. For slike konferanser holdes gjerne på hotell.
Rett oppmerksomheten direkte
Man kan bruke mange metoder og løsninger for å få med seg et publikum. Som regel kan man forvente at deltakerne er motiverte når de først har tatt turen til konferansen. Et whiteboard fungerer godt på små konferanserom der deltakerne er kolleger eller styremedlemmer.
